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经济论文

会计师事务所基于风险防控的财务信息系统流程优化

时间:2019年12月19日 所属分类:经济论文 点击次数:

摘要:本文首先分析会计师事务所的风险特点及风险成因,然后列举会计师事务所的两大关键业务流程。结合流程情况,通过个人、客户及基础信息三个模块提出信息系统的优化策略,希望能为事务所理清信息管理思路,采取有效的措施防范财务风险。 关键词:风险防控

  摘要:本文首先分析会计师事务所的风险特点及风险成因,然后列举会计师事务所的两大关键业务流程。结合流程情况,通过个人、客户及基础信息三个模块提出信息系统的优化策略,希望能为事务所理清信息管理思路,采取有效的措施防范财务风险。

  关键词:风险防控;会计师事务所;信息管理

会计师评职

  当前一些会计师事务所在推广使用MIS(ManagementInformationSysterm,管理信息系统),作为一种定制化程度高的信息化处理系统[1],能够利用先进的信息技术手段为管理者准确、高效的提供业务流程信息,规范了业务办理流程,实现了管理工作透明化,并最大程度地降低了事务所的经营风险发生的可能性。但是由于会计师事务所的工作本身独立性较强,并且人员经常出差、频繁流动,使信息管理相对复杂。再加上事务所人事、信息等方面的制度不完善,事务所在信息管理上仍存在诸多问题,面临着较大的经营管理风险。

  一、会计师事务所风险特点及风险成因

  (一)风险特点

  会计师事务所的风险主要是指随着信息化脚步的加快,国内各企业经营业务范围和方式不断发生改变,事务所内外运营环境也在不断发生变化,事务所的财务管理模式已经无法满足其正常的经营发展需要,某些财务管理流程不合理,业务操作出现纰漏而引发的经营危机,由于这种风险危机涉及到企业生产经营的全过程管理、全资源配置,因此具有一定的全方位性;对于不同的管理模块管理重点不同,要结合企业的实际情况制定相应的风险内控方案,因此具有一定的针对性;它关乎企业每个成员的切身利益,其防范控制要求所有人的协作配合,因此具有一定的全员性。

  (二)风险成因

  风险的产生主要有以下三个方面的原因。一是制度体系不健全,包括人事管理制度、风险内控制度、绩效考核制度、责任追究制度等,使员工在开展相关业务活动时缺少行为依据,工作随意性较大,加大了事务所的信息管理难度,使事务所管理人员无法准确的匹配人员项目信息,难以实行公正的绩效考核评价,容易引发风险危机。二是信息系统缺失,由于缺乏先进的信息化处理系统,事务所的信息管理都是交由专门的负责人进行人工操作处理。不但流程设计不科学、分类不合理,而且受限较大。

  一旦负责人临时出差或者管理缺位,就有可能使事务所的信息管理停滞,影响事务所正常业务的开展。三是客户管理滞后,客户作为事务所信息管理的主要业务对象,信息处理必须清晰、可靠,这一方面是为了简化企业的业务办理流程,提高工作效率。另一方面能维持良好的企业形象,树立事务所的行业声誉。但目前一些事务所客户信息无专人负责,通常只有项目负责人与客户保持业务沟通,一旦负责人离职,就可能导致客户流失,并且在该项目款项收支上也会出现混乱,容易引发风险危机,不利于企业的健康发展。

  二、会计师事务所信息管理业务关键流程

  (一)客户服务流程

  一般事务所在接到新项目后会首先确定项目负责人,由其全权负责记录和管理客户的相关业务信息。其次,由项目负责人根据企业的实际经营状况确定报告时间、收费条例,并以此为依据成立项目小组,确定该项目所需的成员数量、类别以及项目所需的完成时间。然后由小组成员分别完成项目的一部分内容,形成科目底稿,交由项目负责人,项目负责人在审批通过后进行整合,拟定报告初稿。

  最后,将报告初稿上交给部门经理人员或事务所合伙人,经过再次复核审查科目底稿及项目初稿后,由合伙人签署正式报告,并将报告交给客户,客户根据报告情况支付项目费用,该项目完成。在项目过后及时登记项目完成情况,由项目负责人牵头对未付款的客户实时跟踪付款信息,并更新最新数据。

  (二)报销流程

  报销费用一般包括差旅费、住宿费等内容,其信息处理流程为:首先,由员工将收费单据汇总,统计好金额填制费用报销单,将单据贴于报销单上一并交由财务人员进行审核。财务人员在确定金额数据信息无误后将其上交给部门经理审批,若涉及金额较大,则需将其交给合伙人再次复核审批[2],审批通过后财务人员方可将报销费用支付给员工。

  三、会计师事务所信息管理优化方案

  针对当前会计师事务所信息系统存在的诸多问题,除了要健全相关管理制度、强化绩效考核评价外,更需在信息系统方面加强建设,结合其业务关键流程设计信息管理模块,从而满足实际工作需要。

  (一)基础信息管理模块

  基础信息管理模块主要是用于处理企业日常的业务数据,并提供数据信息查询、数据分析等相关处理功能。在设计模块时要明确权责划分,严格限制相关人员的操作登录及操作权限,各部门模块都要设置统一的数据编码标准,如针对同一客户在系统内不同部门模块其客户编码要保持一致。各部门都要设置一名专门的信息处理人员,他们共同组成信息管理小组,定期开展部门之间的信息交流沟通。同时在部门基础信息管理模块的基础上集成一个总的基础信息模块,由信息管理小组组长进行统筹管理,从信息角度全面地呈现事务所的日常经营情况,为管理者提供准确详细的经营决策信息。该模块是事务所维持日常运营管理的基础保障。

  (二)客户管理模块

  客户管理模块面向的是事务所的全部人员,不过各自的操作界面及权限不同[3]。这个模块主要包含客户管理信息及项目管理信息两大部分,在客户基础信息模块包括客户信息的录入和维护两个环节。录入的客户信息主要是客户的全称、代码、简称、负责人信息、组织结构信息、财务管理人员信息及联系方式、企业经营类别、经营状况等相关信息,录入的项目信息则包括项目负责人、项目合同信息、项目进度、项目收款金额、复核情况等信息,这两个环节的信息录入一定要尽可能详细,即使出现人员变动,接手的管理人员也能充分了解到相关信息内容,不会对事务所的正常经营造成较大的影响。从操作上来说,主要分为基层员工、项目负责人、部门经理、事务所合伙人、财务人员五个登录界面。

  基层员工在该模块登录后可查看其所在项目的客户基础信息及项目相关内容;项目负责人在此基础上可进行基础信息的录入和维护工作;部门经理人可查看其所在部门的所有客户信息及项目内容,并且需对项目负责人的信息录入进行审核,在项目负责人复核后录入相关复核信息;合伙人可查看所有信息内容,审核部门经理人的录入信息,对其审核信息进行复核,并录入复核信息;财务人员则对客户支付款项、事务所成本费用等信息进行录入和维护,及时更新和统计财务信息,分析财务数据,找出其中的异常情况。与有关人员积极沟通,寻求问题的解决措施,防范财务风险,并在系统内详细记录问题成因及措施的实施效果,为接下来的工作提供借鉴和参考。

  (三)个人业务管理模块

  在该模块,业务人员可以查看上级下发的工作计划,根据要求填写个人工作安排,在工作完成后及时记录完成情况供上级参考。同时,填制个人费用报销单并部门经理发送审批请求,审批通过后由财务人员报销相关费用。部门经理主要是对其所在部门展开工作计划安排,严格监督计划执行情况,及时纠偏或者调整计划内容,并向上级汇报工作情况。合伙人则需统筹所有工作的进展情况,并审批大额的费用报销单,及时查看财务人员提交的财务报告信息,全面的掌握事务所的财务状况。

  四、结束语

  总之,信息系统的完善不仅需要管理者理清管理思路,还要加强自身的风险防控意识,从流程细节着手,环环相扣,强化事务所财务信息系统的风险防控机制。

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